KWALITEITSKADER VERTROUWENSPERSOON OMGANGSVORMEN (VPO)

INLEIDING

Een zorgvuldig geselecteerde en professioneel toegeruste vertrouwenspersoon omgangsvormen (VPO) is van groot belang voor een veilige en respectvolle werkomgeving. Om die kwaliteit te waarborgen, is het noodzakelijk dat duidelijk is aan welke eisen een vertrouwenspersoon moet voldoen en hoe deze worden getoetst.

Deze notitie beschrijft de certificeringsvereisten die Hubert Consult stelt aan (externe) vertrouwenspersonen omgangsvormen. Daarbij wordt ingegaan op de voorwaarden voor benoeming, de geldigheid en jaarlijkse controle van certificaten, en de criteria voor zowel initiële certificering als certificaatverlenging. Hiermee biedt deze notitie een helder en toetsbaar kader voor organisaties bij het selecteren en blijven inzetten van gekwalificeerde vertrouwenspersonen (VPO).

1. Vereisten voorafgaand aan benoeming VPO

Alvorens een (extern) vertrouwenspersoon te benoemen, dient de organisatie te controleren of de kandidaat beschikt over:

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG): afgegeven door Justis met het screeningsprofiel ‘75’. De VOG mag niet ouder zijn dan één jaar en kan worden aangevraagd bij de gemeente van de woonplaats van de kandidaat.
Geldig certificaat van Hubert Consult: niet ouder dan één jaar, waarop staat vermeld dat de kandidaat de basiscursus van 6 dagdelen heeft gevolgd en de schriftelijke toets succesvol heeft afgerond, of een verlengd certificaat dat voldoet aan de bijscholings- en toetsingseisen voor certificaatverlenging.

De vertrouwenspersoon omgangsvormen (VPO) moet in staat zijn om de cliënt te informeren over formele trajecten. Daarbij moeten juridische documenten (de klachtenprocedure) kunnen worden gelezen en aan de cliënt uitgelegd. Dit vereist een HBO werk- en denkniveau. Vertrouwenspersonen die dit niveau niet hebben, zullen doorgaans ook niet in staat zijn om te slagen voor de schriftelijke toets.

Controle: bovenstaande documenten dienen jaarlijks te worden gecontroleerd.

2. Taken van de VPO

De vertrouwenspersoon omgangsvormen (VPO) vervult de taak binnen het kader van de Arbeidsomstandighedenwet. Het Platform Professionalisering van de Vertrouwenspersoon van het ministerie van SZW heeft in 2021 de volgende drie hoofdtaken vastgesteld:

1 Cliëntgebonden ondersteunende taken

Opvangen en begeleiden van cliënten en nazorg voorzien
Informeren van cliënten over informele interventies en trajecten
Informeren van cliënten over formele trajecten

2 Voorlichtende taken

Voorlichting geven over de rol en taken van de VPO

3 Adviserende taken

Adviseren van de organisatie over knelpunten in beleid en trends (bijvoorbeeld via een jaarverslag)

De cliëntgebonden taken vereisen een partijdige houding en kunnen daarom niet door andere functionarissen binnen de organisatie worden uitgevoerd. De cliëntgebonden taken vormen daarmee het bestaansrecht van de vertrouwenspersoon. Ze hebben prioriteit boven de voorlichtende en adviserende taken.

3. Eindtermen en toetsing

De cliëntgebonden, voorlichtende en adviserende taken zijn uitgewerkt in concrete leerdoelen en eindtermen. Sinds september 2023 worden deze getoetst via een toets bestaande uit 15 meerkeuzevragen.

Van geslaagde vertrouwenspersonen mag verwacht worden dat zij meer dan 80% van de stof goed beheersen. Bij vierkeuze-toetsvragen betekent dit (i.v.m. de gokkans) dat bij 15 vragen maximaal 2 fouten zijn toegestaan om te slagen.
Vertrouwenspersonen ontvangen schriftelijke feedback op eventueel gemaakte fouten, zodat zij leren van elke gemaakte fout.
Niet geslaagde vertrouwenspersonen worden in de gelegenheid gesteld om (een andere versie) van de toets te herkansen. Er is een vragenpool van 60 vragen beschikbaar waarmee verschillende toetsen kunnen worden samengesteld.
Voor informatie over toetsontwikkeling en eindtermen kan contact worden opgenomen met Hubert Consult.

4. Certificeringseisen

4.1 Initieel certificaat (één jaar geldig)

Om een initieel certificaat te verkrijgen, moet de kandidaat:

100% aanwezigheid hebben bij de basiscursus VPO van Hubert Consult, bestaande uit 6 dagdelen van 3,75 uur (minimaal benodigde docenten: psycholoog, jurist en professioneel trainingsacteur)
Geslaagd zijn voor de schriftelijke toets van Hubert Consult

De eisen voor certificaatverstrekking kunnen in de loop der tijd worden aangepast op basis van ontwikkelingen, zoals nieuwe richtlijnen van het ministerie van SZW.

4.2 Verlengd certificaat (één jaar geldig)

Voor certificaatverlenging moet de VPO:

Deelnemen aan een opfrisbijeenkomst van 3,75 uur, inclusief ontwikkelingen in het vakgebied, ophalen van theorie en begeleide intervisie indien van toepassing
Vaardigheden onderhouden via bijvoorbeeld simulaties met een professionele trainingsacteur (totale duur 3,75 uur)
Opnieuw slagen voor de schriftelijke toets van Hubert Consult

Ook de eisen voor verlenging kunnen in de loop van de tijd worden aangepast op basis van relevante ontwikkelingen.

5. Jaarlijkse controle en bijwerking

Om de professionaliteit en kwaliteit van de VPO te waarborgen, dient de organisatie jaarlijks te controleren:

Dat de VOG nog geldig is
Dat het certificaat (initieel of verlengd) niet ouder is dan één jaar

Dit kan bijvoorbeeld deel uitmaken van de jaarlijkse evaluatie van het omgangsbeleid die de Nederlandse Arbeidsinspectie van organisaties verwacht.

Voor meer informatie over het kwaliteitskader, de toetsontwikkeling en eindtermen neem contact op met
Hubert Consult.