Gesprek met de vertrouwenspersoon. Waar spreken jullie af?
Gesprekken met een vertrouwenspersoon omgangsvormen (VPO) zijn vertrouwelijk. Gezien worden samen met de vertrouwenspersoon kan voor een cliënt beschadigend werken. Neem het voorbeeld van een vertrouwenspersoon die een aparte kamer had aan het eind van de gang van een kantoor waar het 'opendeurenbeleid' gold. Soms ging er iemand bij de kamer van de vertrouwenspersoon naar binnen en ging de deur dicht... Het zorgde ervoor dat er op de gang geroddeld werd.
"Heb je dat gezien? Marit ging naar de kamer van Joost en de deur ging dicht."
"Zitten die twee dan samen op een project?"
"Nee, maar Joost is ook vertrouwenspersoon."
"Oh ze is naar de vertrouwenspersoon geweest?"
"Denk het wel. Loopt volgens mij niet zo lekker tussen haar en haar leidinggevende."
"Ja, denk ook dat het niet botert tussen die twee"
"Nee. Die werkt hier niet meer lang..."
Aan het eind van de gang zat het secretariaat. Het secretariaat had het standaard druk. Ze moesten voortdurend keuzes maken voor welke werknemer ze het eerste aan de slag gingen. Als bekend werd dat iemand er waarschijnlijk niet zo lang meer zou werken, werd er voor die persoon minder hard gelopen dan voor andere werknemers. Dit gold ook voor andere ondersteunende diensten. Marit kreeg het moeilijk haar werk op tijd af te krijgen. Het werd een self fullfilling prophecy.
Het is daarom voor vertrouwenspersonen heel belangrijk om een veilige plaats aan te kunnen bieden. Maar waar spreek je dan af?
Veel vertrouwenspersonen kiezen er met hun cliënten voor om (buiten werktijd en) buiten de eigen werkplek af te spreken. Er zijn dan wel een aantal don'ts:
- Spreek niet thuis bij jou of bij je cliënt af; om diverse redenen. Zo zorgt thuis afspreken ervoor dat gesprekken minder professioneel worden. Het geeft al snel het gevoel als 'vrienden' onder mekaar te zijn. Er kan veel afleiding zijn. De kat die op schoot springt, de buurman die de krant komt betalen, de partner van je cliënt die zich met het gesprek gaat bemoeien. Los daarvan kan een cliënt soms symptomen van PTSS vertonen en daarbij alle beleefdheidsnormen gaan overschrijden. Voor je het weet staat hij dagelijks voor je deur. Ook dien je aan je eigen veiligheid te denken.
- Ga niet even een rondje wandelen. Vaak denken vertrouwenspersonen 'We lopen wel even een blokje om of we gaan naar het park; lekker luchtig. Er bestaan tenslotte ook wandelcoaches en die verrichten ook goed werk'. De gesprekken met een vertrouwenspersoon dienen echter een ander doel. Deze gesprekken zijn niet bedoeld om informatie uit te wisselen of om tot inzicht te komen, maar in eerste plaats om emoties te kunnen uiten en daarbij emotionele steun te kunnen ervaren. Voor je cliënt is de situatie per definitie niet luchtig. Het is belangrijk dat je cliënt tijdens het gesprek kan zitten en de tranen de vrije loop kan laten. Het is belangrijk dat je als vertrouwenspersoon de cliënt in de ogen kunt kijken en non-verbale expressies kunt duiden. Naast elkaar lopen werkt dan minder goed, nog los van het feit dat je tijdens het wandelen toevallig collega's tegen kunt komen en er veel afleiding tijdens het wandelen kan zijn.
- Spreek niet af op een drukke locatie (bijvoorbeeld een restaurant) waar alle gasten jullie aan gaan kijken als je cliënt emotioneel wordt (of waar je cliënt de emoties onderdrukt omdat deze zich realiseert dat deze gezien de locatie niet gepast zijn). Neem als maatstaf dat iemand tranen met tuiten moet kunnen huilen, met een stemverheffing moet kunnen spreken en een vuist op tafel moet kunnen slaan zonder dat andere mensen vreemd op gaan kijken.
- Niet in een auto, de leegstaande donkere zolder of een andere suggestieve of onveilige locatie
Waar kun je dan wel aan denken? Hier een paar suggesties om inspiratie op te doen:
- Soms weet je een (openbare) locatie waar het (op bepaalde tijdstippen) niet druk is. Denk aan een heel rustige lobby in een wegrestaurant, een kantine in de universiteit waar op bepaalde momenten niemand zit, een bibliotheek, een zitje in een ziekenhuis (alleen als de cliënt dit niet belastend vindt i.v.m. mogelijk nare herinneringen aan een ziekenhuisomgeving), etc.
- Soms krijgen vertrouwenspersonen een budget waarmee ze een ruimte kunnen huren. Zo stellen gemeentes (buurthuizen), kerkelijke organisaties, of organisaties zoals bijvoorbeeld 'Het Coachhuis' soms goedkoop ruimtes beschikbaar.
Maar wat doe je als als vertrouwenspersoon werkt op een bedrijventerrein en alle mogelijke gelegenheden ver weg zijn? Of wat doe je als je weinig of geen budget hebt voor een ruimte?
- Probeer dan om afspraken te maken met een vertrouwenspersoon van een bedrijf, dat in de buurt gevestigd is. Informeer bij dat bedrijf wie de vertrouwenspersoon is en maak (uiteraard na afstemming met de eigen directie) de afspraak om over en weer een ruimte voor elkaar te regelen: "Als jij een gesprek hebt met een cliënt regel ik een ruimte voor jullie bij ons en als ik een gesprek met een cliënt heb, regel jij een ruimte voor ons in jullie gebouw."
Heeft u nog andere ideeën? Vul aan via LinkedIn