Hoe proactief moet een vertrouwenspersoon (VPO) zijn?

Je leest het steeds vaker. De vertrouwenspersoon omgangsvormen (VPO) zou meer aan preventie moeten doen en proactiever moeten zijn. Het lijkt zo logisch, alleen... een tè proactieve vertrouwenspersoon werkt averechts. Is de rol van de vertrouwenspersoon omgangsvormen dan beperkt tot de opvang van medewerkers? Nee, dat ook weer niet.
Hoewel 'opvang' de primaire taak van de vertrouwenspersoon omgangsvormen is, behoort ook tot de taken:
•  het geven van voorlichting over de rol en taken van de vertrouwenspersoon;
•  het adviseren over knelpunten in het omgangsvormenbeleid (eventueel a.d.h. trends in gevoerde gesprekken). Zie Informatieblad professionele vertrouwenspersonen (Ministerie van SZW).

Verder dan dit moet een vertrouwenspersoon omgangsvormen ook niet gaan.

Wat we in de praktijk wel tegenkomen is dat vertrouwenspersonen taken van het management gaan overnemen; taken die het management veel beter zelf uit kan voeren; zoals het bespreekbaar maken van ongewenste omgangsvormen.

Voor het management voelt het bespreekbaar maken van 'ongewenste omgangsvormen' vaak wat ongemakkelijk. Wordt men niet gezien als moraalridder? Hoe hoog moet de lat gelegd worden? Dan is het gemakkelijker om de (externe) vertrouwenspersoon te vragen om de gedragscode toe te komen lichten.

Ook (externe) vertrouwenspersonen voelen hier vaak wel voor. Sommigen stellen zich op als een soort trainer/facilitator en gaan met de groep in gesprek over wat wel en niet kan als het gaat om de omgangsvormen in het team. Het komt voor dat vertrouwenspersonen hele dilemmatrainingen voor teams verzorgen.

Het verzorgen van dit soort trainingen vereist echter een min of meer neutrale houding die niet past bij de partijdige rol die de vertrouwenspersoon omgangsvormen (met misschien wel één van de aanwezigen) heeft. Helemaal gevaarlijk wordt het, als een team voorbeelden van ongewenste omgangsvormen gaat bespreken terwijl de vertrouwenspersoon met één van de teamleden al in gesprek is geweest. De vertrouwenspersoon gaat misschien anders op zaken in dan de cliënt had gewild (één van de gouden regels van de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen is: je neemt nooit actie zonder toestemming van je cliënt).

"Laatst kwam de externe vertrouwenspersoon het omgangsvormenbeleid bij ons toelichten. Ze maakte er echt een soort training van. Kennelijk wilde ze de groep betrekken. Ze stelde vragen als: 'Wie heeft er weleens ongewenste omgangsvormen in het team gezien?' Dit voelde heel onveilig. Ik zou nooit met mijn verhaal naar deze vertrouwenspersoon gaan."

Een tè proactieve taakopvatting leidt er bovendien toe dat het management zich niet langer verantwoordelijk voelt voor het uitvoeren van het omgangsvormenbeleid. Het komt geregeld voor dat een medewerker die ongewenste omgangsvormen bij een leidinggevende meldt, wordt doorverwezen naar de vertrouwenspersoon. De leidinggevende denkt vervolgens dat de eigen taak er daarmee op zit. De vertrouwenspersoon is er niet om situaties op te lossen. De vertrouwenspersoon is er om partijdige steun te bieden aan medewerkers die ongewenste omgangsvormen ervaren. Voor het optreden tegen ongewenste omgangsvormen is een onpartijdige houding vereist. Het is de taak van de leidinggevende.

Vertrouwenspersonen mogen dus een beetje proactief zijn, maar vooral niet teveel.
Leidinggevenden moeten beter toegerust worden om ongewenste omgangsvormen bespreekbaar te maken. Daarover mogen vertrouwenspersonen proactief advies uitbrengen.

Naar nieuwsberichten

Naar opleiding vertrouwenspersoon